第一章 总则

第一条 为加强学校档案工作，提升档案管理水平，实现档案管理的规范化和信息化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校档案工作的全面管理。学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设与发展的历史过程，是全校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量、评价科研成果、衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用，全校师生都有保护档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将其纳入学校整体发展规划。学校各部门推动档案工作应做到“三纳入”“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入各个部门议事日程和管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制和职责

第五条 学校档案工作受吉林省教育厅的领导，业务上接受省、市档案管理部门的指导和监督、检查。

第六条 学校档案工作实行学校党委统一领导、分管校领导负责、档案馆归口管理、各单位共同参与、齐抓共管的“一盘棋”档案工作体制。学校组建档案工作委员会，分管档案工作的校领导担任主任委员，各单位分管档案工作的领导担任委员，相关档案工作专家、学者担任顾问。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第七条 档案工作委员会的职责：领导全校档案工作；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划，统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第八条 学校档案馆是学校档案工作的管理机构，负责学校档案资源建设、档案保存和利用，负责对全校档案工作实行指导、监督和检查，负有对全校档案工作统筹规划、组织协调、统一管理的责任，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）负责档案的鉴定、销毁工作；

（十一）完成学校和上级相关部门交办的其他任务。

第九条 档案工作人员的主要职责

（一）贯彻执行国家档案法律法规和学校规章制度，制定本部门档案工作计划；

（二）按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；

（三）将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校档案馆移交。

（四）做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

第十条 档案馆工作人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。档案工作人员队伍结构应适应学校发展目标的要求，人员应保持相对稳定，包括专、兼职档案工作人员。

第十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 经费、库房和设备

第十二条 档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第十三条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。档案库房按照《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》的要求进行改扩建或者新建。档案馆库房要有防火、防水、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防日光及紫外线照射等设施；存放声像、电子等特殊载体档案，配置恒温、恒湿、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。保持库房、馆区的整洁、卫生。

第十四条 档案库房的技术管理工作，要有专人负责，建立健全有关规章制度。学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，研究和改进档案保护技术。

第十五条 档案信息化纳入学校信息化发展规划。学校应大力支持档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行，以实现档案信息的开发、利用。

第四章 文件材料的形成和归档

第十六条 归档范围

(一) 立卷归档以学校各单位产生的文件材料为主，要把反映本单位职能活动过程中产生的具有长远和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的上级机关和下级机关的来文）作为本单位立卷归档的重点。

（二）依照《高等学校档案管理办法》和学校校实际情况，我校文件材料归档范围包括：党政管理类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、人物类、声像类、实物类等。

（三）归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

（四）归档的纸质文件材料质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的电子档案确保来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十七条 归档时间

（一）学校各部门形成的综合材料（财务档案除外）在次年4月底前归档。

（二）学校各教学部门的教学类档案在本年度11月底前归档。

（三）科研类档案在项目完成验收后两个月内归档。

（四）学校基建、产业等部门的管理性文件在每年4月底以前归档，基建工程、产品开发项目等单位，在项目完成后3个月内归档。

（五）设备的管理性文件在4月底前归档；仪器设备在开箱验收后1个月内归档。

（六）财务档案，在会计年度终了后，由学校财务部门临时保管1年，期满之后，连同财务管理性文件材料一并于次年4月底前全部归档。

（七）声像、实物类档案4月底前归档，其中，毕业生集体合影电子版与纸质照片11月底前归档。

（八）人物类随时归档。

第十八条 向档案馆移交档案必须履行手续，填写移交清册一式二份，交接双方要签名盖章，档案移交清单由档案馆和立卷归档单位分别保存。

第五章 档案管理

第十九条 学校档案由档案馆集中保存，以确保档案的完整、准确、系统、安全，有利于开发利用。

第二十条 各单位及个人在教学、科研、管理等各项职务活动中形成的文件材料，必须按照规定归档移交。任何单位和个人，不得以任何借口和理由据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。档案馆对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。

第二十一条 如有单位撤销、合并和人员变动时，必须认真清点和妥善保管各类档案，经主管机关批准后，向接受单位办理移交，任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。校内新成立的单位要及时建立档案工作制度。

第二十二条 学校实行档案形成单位、课题组立卷归档制度，建立档案工作责任制。学校各单位工作形成的文件、项目材料按其业务范围做好整理、立卷和归档工作。课题组明确专人负责项目文件材料的收集、整理、审核，项目实施完毕、结题验收后按照要求及时归档。

第二十三条 党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还须部门领导审签。科技文件材料归档时，应由课题、产品试制、基建工程项目的负责人签名，有关业务主管部门和档案部门加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不予验收，不予上报成果。

第二十四条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第二十五条 档案馆按照《吉林财经大学档案实体分类编号方案》的要求，对档案进行分类、编号、编目和排架。

第二十六条 学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满的档案要组织鉴定小组进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定，在征得有关单位同意并登记造册报校领导批准后，方可予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册应永久保存。

第二十七条 档案馆对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况要及时准确地进行统计，并按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十八条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严禁毁损、散失和泄密。特殊载体和重要机密档案应专柜存放。

第二十九条 档案馆建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，切实改善档案保管条件，对重要档案实行异质备份保管，确保档案实体与档案信息的安全。

第三十条 学校档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向校领导汇报，及时处理。

第六章 档案的开放和利用

第三十一条 档案馆按照规定向全校和社会开放档案。档案

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

（五）学校重要会议记录。

第三十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十三条 建立档案借阅和复制制度，积极提供利用，同时按照密级履行审批手续。一般在阅档室查阅，档案借出须办理登记手续，限期归还，健全催还制度。复制档案应由档案馆负责办理，严禁拆卷、抽取、涂改、圈划、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。离校人员要办理审批档案交接结清手续。

第三十四条 积极创造条件，按照《中华人民共和国档案法》的规定，编制必要的检索工具、参考资料和统计资料，最大限度地向全校和社会开放档案信息，最大限度地满足利用者的需要，充分发挥档案的作用。

第三十五条 对于符合开放利用条件的馆藏档案，按照以下要求查阅利用：

（一）馆藏档案主要供校内各部门工作查考、编史修志、学术研究、宣传教育及本校学生学历学位认证、各种学籍材料查阅补办等方面利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经学校保密工作部门批准。

（二）校内部门查阅馆藏档案，须填写《吉林财经大学档案馆档案查询利用申请表》，说明利用目的和所查内容，本部门相关负责人签字盖章，经档案馆审核符合利用规定后方可查阅；查阅其它部门归档的档案，须经立档单位负责人签字同意后方可查阅；学校纪委、审计、组织、人事、财务等部门因特殊任务查档，须持本部门领导签字的申请表方可查阅。

（三）校外单位或个人办理学历学位认证、学籍材料查阅补办等档案利用业务，须凭有效证件（单位介绍信、身份证或本人学历学位证书），经档案馆审核符合利用规定后方可查阅开放范围内的档案；委托人持委托人有效身份证原件及复印件、被委托人有效身份证原件及复印件、双方签名的授权委托书、委托人毕业证书/学位证书复印件，方可查询经档案馆审核可开放利用的档案。

（四）档案限在馆内阅览，确因工作需要必须借出的，须持借阅部门领导签字的《吉林财经大学档案馆档案借用签批单》，说明利用目的、内容、借期等，经档案馆负责人批准后方可借出，借期不超过一周。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。

（五）对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案馆公章的复制件，与原件具有同等效力。

（六）摘抄、复制、拍照、扫描档案，须经学校档案馆核准，并加盖档案馆公章方能生效；用于工作查考、教学科研的，一般只许摘抄利用；用于宣传、展览的，只能复制、拍照、扫描所展览的部分；校内单位如利用馆藏数字化档案须持利用单位盖章的《吉林财经大学档案馆数字化档案使用告知书》。

（七）利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于吉林财经大学档案馆馆藏及所用档案的档号，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

（八）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案时，须经有关主管部门介绍，并出具有关手续，方可查阅。

（九）外国机关或个人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。

（十）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布属于未开放范围的档案。

第三十六条 档案开放设立阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案须经校档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。复制档案一般由档案馆负责。其它组织和个人利用其捐赠的档案，档案馆应无偿提供。

第三十八条 档案馆应有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学校教学、科研、党政管理与领导决策提供有价值的参考资料。出版档案史料和公布档案，应经档案形成单位同意，并报请校长批准。档案馆需采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第七章 监督检查

第三十九条 档案馆依照有关档案管理的规定，对各单位档案工作责任制和管理制度落实情况，档案收集、整理、保管、移交等情况进行监督检查。

第四十条 档案存在安全隐患的，档案馆应及时采取补救措施，消除档案安全隐患。任何单位或个人发现以下档案违法行为，及时上报学校纪检监察部门依法处理。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第四十一条 档案馆按照职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高效，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。

第八章 附 则

第四十二条 本办法由档案馆负责解释，由档案馆根据本

办法，制订档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。

第四十三条 本办法自印发之日起生效。